Dacă v-ați întâlnit cu vreunii din fondatorii Coaliției pentru Voluntariat în ultimii…. 15 de ani - în mod cert i-ați auzit cel puțin o dată vorbind despre celebrul sistem de Managementul Voluntarilor în 9 pași.
Nu l-am inventat noi, dar am considerat că este relevant și util și ni se potrivește, așa încât l-am preluat de la colegi din Marea Britanie și Statele Unite ale Americii, care l-au dezvoltat încă din anii 70, adaptându-l treptat. Asta am făcut și noi, am preluat modul de a gândi sistemic implicarea voluntarilor, adaptând cei 9 pași contextului și nevoilor sectorului de voluntariat din România.
Managementul voluntarilor trebuie văzut ca un proces, o abordare sistemică și de durată, prin care organizația reușește să capteze și să valorifice prezența voluntarilor. Dacă avem un management eficient al voluntarilor, succesul acestuia se vede clar în impactul pozitiv asupra beneficiarilor sau cauzei noastre și în satisfacția voluntarilor implicați. De cele mai multe ori, se reflectă și în loializarea acestora.
Care sunt cei 9 pași în managementul voluntarilor?
- Pregătirea organizației pentru implicarea voluntarilor
Aceasta este etapa pregătitoare, de planificare, care implică câteva schimbări la nivelul documentelor, a atitudinilor din cadrul organizației și a modului de lucru. Ea presupune: declararea voluntariatului ca o valoare a organizației; analiza nevoilor organizației în ceea ce privește implicarea de voluntari; elaborarea unui set de politici/proceduri de lucru cu voluntarii; numirea/ angajarea unui coordonator de voluntari - așa cum prevede și Legea Voluntariatului; redactarea documentelor necesare; alocarea unui buget pentru implicarea voluntarilor.
- Recrutarea voluntarilor
Recrutarea voluntarilor este procesul prin care organizația atrage și invită oamenii să se implice în activități de voluntariat. Planificarea atentă a recrutării de voluntari desfășurată în strânsă legătură cu elaborarea procedurilor de selecție a voluntarilor și bazate pe analiza nevoilor organizației va duce la recrutarea acelor voluntari de care organizația are nevoie pentru îndeplinirea activităților propuse și împlinirea misiunii sale.
- Selecția voluntarilor
Selecția voluntarilor se referă la procesul de a găsi voluntarul potrivit pentru activitățile organizației și a găsi sau crea activitățile potrivite pentru voluntarii care vin in organizație și nu se potrivesc nici unei poziții deja existente, atunci când este cazul. Activitatea de selecție a voluntarilor este strâns legată de activitatea de recrutare, iar stabilirea clară a rolurilor voluntarilor în organizație trebuie să țină cont de anumite criterii esențiale pentru succesul activităților.
- Orientarea și instruirea voluntarilor
Sesiunea de orientare sau de bun venit este o oportunitate pentru voluntar, nu numai de a se familiariza cu organizația și activitățile concrete ale acesteia, dar și de a înțelege elemente ale culturii organizaționale și chiar a cunoaște posibilitățile de instruire existente. Sesiunea de orientare trebuie să răspundă obligatoriu la câteva întrebări simple pe care oricine și le pune în momentul în care dorește să intre într-o organizație: de ce să mă implic? cum să mă implic? cu cine voi lucra? ce se așteaptă de la mine?
Legea voluntariatului numește instruire inițială etapa de orientare și ne arată că ea trebuie să includă:
- structura, misiunea și activitățile organizației-gazdă;
- drepturile și responsabilitățile voluntarului;
- regulamentele interne care reglementează implicarea voluntarului.
Spre deosebire de orientare, care este obligatorie (chiar și Legea Voluntariatului o prevede explicit, sub denumirea de instruire inițială), etapa de instruire sau formare a voluntarilor este una opțională. Apelăm la ea, dacă avem nevoie pentru a-i forma pe cei pe care îi implicăm - au ei sau nu nevoie de abilități sau competențe specifice, pentru a-și îndeplini rolul? Dacă da și dacă dispunem de resursele necesare, vom organiza și instruiri pentru voluntarii noștri.
- Supervizarea voluntarilor
Odată ce voluntarii au fost recrutați, selectați, orientați spre sarcinile potrivite profilului lor și eventual instruiți, activitatea poate începe! Însă de la acest punct încolo începe și sarcina continuă de supervizare a activității lor, sarcina care aparține coordonatorului de voluntari. Acesta trebuie să se asigure că implicarea voluntarilor în programul respectiv se desfășoară normal, că obiectivele de lucru sunt atinse în timp util și la parametrii de calitate optimi, că echipa este unită și nu are conflicte interne, că voluntarii se simt bine, pot să primească și să ofere feedback și simt că se dezvoltă și/sau contribuie cu adevărat. Aceste tematici sunt incluse în întâlnirile de supervizare ale voluntarilor - regulate sau la cerere, planificate sau spontane, individuale sau de grup.
- Monitorizarea implicării voluntarilor
Monitorizarea este esențială, dacă vrem să avem date despre ce fac voluntarii noștri, despre dimensiunea componentei de voluntariat din organizația noastră, dar și despre efectele prezenței voluntarilor. Putem afla rezultatele concrete doar în etapa de evaluare, dar nu ne putem baza decât pe datele pe care le-am monitorizat. Aceasta monitorizare sau acumulare de date, poate fi realizată atât de coordonatorul de voluntari, cât și de către voluntari. Ei pot să țină singuri evidența orelor în care ei se implică, a rezultatelor acțiunilor lor, a numărului de beneficiari, etc. Un model de evidență a voluntarilor puteți găsi AICI.
- Evaluarea programelor și a voluntarilor
În procesul de evaluare aflăm cu adevărat: Ce am reușit să realizăm față de ce ne-am propus inițial? Ce schimbări benefice am produs în comunitate? Cum a funcționat programul nostru de voluntariat? Ce a mers bine? Ce mai poate fi îmbunătățit? Cum s-au simțit voluntarii și cum s-au dezvoltat în acest timp? Care e gradul lor de satisfacție și cât de mulțumiți sunt beneficiarii de colaborarea cu ei?
Pentru a afla aceste lucruri, trebuie să ne gândim încă de la primul pas care din ele sunt relevante pentru noi, pentru a putea planifica o monitorizare eficientă a informațiilor.
Accesul la date concrete și rezultate clare, măsurabile, ne poate ajuta inclusiv în a a trage sprijinul public pentru inițierea, continuarea sau sprijinirea unor activități viitoare.
- Recunoașterea meritelor voluntarilor
Recunoașterea meritelor voluntarilor nu constă doar într-un eveniment, un cadou sau un premiu oferit voluntarilor ca răsplata pentru contribuția lor – este un proces, o atitudine care trebuie să existe în tot ceea ce se întâmplă în organizație pentru a atrage, a inspira și a menține motivația voluntarilor. Cheia este de a identifica nevoile fiecărei persoane, pentru a putea oferi exact acel lucru care are cea mai mare importanță pentru voluntarul sau echipa de voluntari în cauză. Așadar recunoașterea meritelor și eficiența acestui proces va depinde de creativitatea coordonatorului de voluntari și de angajamentul organizației în ceea ce privește aprecierea voluntarilor care i se dedică.
- Motivarea voluntarilor
Motivarea voluntarilor este ceea ce face organizația pentru a crea voluntarilor toate condițiile pentru desfășurarea optimă a activității lor și pentru a atinge un grad cât mai mare de satisfacție în rolul lor ca voluntari. Motivația voluntarilor (internă sau externă) este ceea ce-l determină pe voluntar să se implice. Motivarea și motivația voluntarilor sunt două fețe ale aceleiași monede.
Pentru a putea motiva voluntarii, coordonatorul de voluntari trebuie să țină cont de complexitatea și diversitatea motivelor care i-au determinat pe aceștia să își ofere timpul și abilitățile.
Este poate pasul cel mai complex din întregul proces de managementul voluntarilor, cel care generează cele mai multe întrebări și dileme. Vă spunem doar un secret: motivarea nu ține de ceva ce faci acum, sau într-un anumit moment al interacțiunii cu voluntarii, ci este o preocupare constantă, un mix de metode, tehnici, acțiuni și atitudini care cumulate vor putea spori motivația voluntarilor de a vă rămâne alături.
