coordonatori

Organizația gazdă are câteva responsabilități specifice în derularea unui proiect de voluntariat internațional - la fel ca oricare altă parte implicată. Fie că vorbim despre perioada de pregătire pentru începerea stagiului de voluntariat, fie în timpul și după finalizarea lui, sunt câteva lucruri de care e bine să ținem cont în fiecare moment.

În cele ce urmează, vom prezenta elementele specifice fiecărei etape.

1. Înainte de începerea stagiului de voluntariat - când cunoști activitățile specifice stagiului și urmează să recrutezi voluntarii.

1. Conturează profilul voluntarului pe care îl cauți, acordând atenție faptului că este esențială motivația, interesul și dorința de învățare a candidatului, nu experiența în domeniul specific proiectului propus de organizația gazdă.
2. Pe baza acestui profil, elaborează un apel de recrutare, în care să incluzi: nume proiect, perioadă, locație exactă, descriere activitate, responsabilități principale, beneficii (de învățare și materiale – cazare, asigurare etc. - oferite de organizație sau de Program), profilul voluntarului căutat, date de contact, termene limită pentru trimitere CV și/ sau scrisoare de motivație etc.
3. Promovează apelul pe canale relevante: social media, e-mailuri către organizații partenere, dacă există și pe platforma specifică programului (cum este cazul Programului Corpul European de Solidaritate).
4. Colectează candidaturile și evaluează-le conform criteriilor voastre de selecție.
5. Organizează interviuri online cu cei care se potrivesc profilului căutat. Folosește un ghid de interviu, pentru a păstra aceeași structură în cazul fiecărui candidat.
6. Selectează voluntarul/ voluntarii.
7. Comunică rezultatele, inclusiv celor care nu au fost selectați. Îi ajută un feedback constructiv din partea ta, pentru a-și putea îmbunătăți candidatura.
8. Ia legătura cu organizația de trimitere a voluntarului și pregătiți următorii pași: semnarea contractelor, training inițial realizat de organizația de trimitere etc.
9. Rămâi în contact cu voluntarii selectați: trimite-le infokitul, oferă-le sprijin în a identifica variante de transport ideale și, dacă e cazul, în obținerea vizei etc.

În tot acest timp, are loc un proces care se derulează concomitent în organizația gazdă: pregătirea pentru primirea voluntarilor și începerea proiectului. Fiind specifice pentru fiecare organizație, putem totuși nuanța niște aspecte generale: 

• elaborarea procedurii de lucru cu voluntarii internaționali, atât în relația coordonator- voluntari, cât și alți membri staff-voluntari
• elaborarea/ adaptarea procedurilor interne: Regulament de Ordine Interioară la birou sau/ și în spațiile de cazare ale voluntarilor, disponibile în limba engleză 
• elaborarea planului de instruire și orientare a voluntarilor cu privire la specificul organizației, aici fiind incluse elemente de training pe activitatea lor propriu-zisă și de team-building 
• crearea unui plan săptămânal/ lunar general, care să includă elemente de rutină, precum: întâlniri de lucru/ planificare/ evaluare între coordonator și voluntari, întâlniri informale, orar cu ore de limba română etc

 

2. În timpul stagiului de voluntariat - când fiecare zi arată altfel 😊

Fie că vorbim de voluntariat internațional pe termen scurt sau lung, este esențială închegarea unei relații de încredere voluntar-coordonator, întrucât apar situații neprevăzute care sunt mai ușor de gestionat într-o relație de bună colaborare.

1. Oferă-le bun venit voluntarilor: tu sau mentorul poate să îi aștepte la gară/ autogară/ aeroport.  
2. În funcție de durata stagiului, acordă câteva zile/ săptămâni pentru acomodare: obținerea permisului de ședere, a contului bancar la o bancă din țară, facilitează activități de orientare, team-building, training specific pe sarcini, ore de limbă etc.
3. Creează spațiu de reflecție și de procesare a învățării: întâlnirile săptămânale (sau constante) de reflecție sprijină voluntarii în a identifica lecțiile învățate, soluții la provocările întâlnite și la consolidarea grupului din care fac parte. Rolul tău este de facilitator, nu de a rezolva probleme. Ghidează-i, susține-i, dar nu le promite/ oferii soluții.
4. Încurajează-i să ia legătura cu mentorii și să fructifice relația. În același timp, ține legătura cu mentorii, motivează-i prin: sesiuni de discuții libere, întâlniri informale, ateliere de învățare/ dezvoltare de competențe necesare în procesul de mentorat.
5. Oferă-le sprijin pe activități și responsabilizează-i pas cu pas, în funcție de nevoile fiecăruia. 
6. Oferă-le spațiu să exerseze, să încerce, chiar să greșească și încurajează-i să încerce din nou.
7. Fii adaptabil, transparent, corect. – ușor de zis, nu?
8. Ține legătura cu organizația de trimitere. Oferă-i feedback/ solicită-i sprijinul la nevoie.
9. Încurajează voluntarul să țină legătura cu organizația sa de trimitere.

 

3. După finalizarea stagiului de voluntariat, încă mai poți susține voluntarul în procesul său de dezvoltare.

1. Propune-i să afle ce oportunități de voluntariat oferă zona în care locuiește/ organizația de trimitere.
2. Încurajează-l să participe la întâlniri de evaluare finală, facilitate de organizația sa de trimitere sau de alți actori implicați în program (ANPCDEFP din țara de proveniență în cazul Corpul European de Solidaritate). Aceste întâlniri îl vor sprijini în a încheia ciclul de învățare, în a încheia bucla de voluntar internațional.
3. La cererea sa și dacă și tu consideri că este corect, oferă-i scrisoare de recomandare pentru a o folosi în candidatura sa la un job/ universitate etc.