Despre coordonatorul de voluntari
Managementul voluntarilor - un proces in 9 pasi
*
Despre coordonatorul de voluntari
Rolul coordonatorului de voluntari
Implicarea eficienta a voluntarilor în activitatea organizatiei necesita un proces planificat si organizat, similar, în mare, oricarui alt proiect desfasurat de organizatie. Acest demers sistematic în lucrul cu voluntarii necesita asadar un manager, un coordonator care sa fie capabil sa gaseasca oameni dornici sa ajute fara a fi remunerati si, dupa o selectie preliminara, sa îi plaseze în functie de nevoile organizatiei.
Sarcina coordonatorului de voluntari este sa suplimenteze serviciile oferite de angajatii organizatiei catre comunitate, prin identificarea unor ajutoare voluntare. De asemenea, ofera posibilitatea comunitatii de a se implica in misiunea organiziatiei si de a contribui la realizarea acesteia. Coordonatorul de voluntari este asadar persoana care planifica, organizeaza si coordoneaza toate activitatile desfasurate de voluntari si anume recrutarea, instruirea, supervizarea si evaluarea acestora. Coordonatorul este atat mentorul, prietenul si "avocatul" voluntarilor, cat si interfata, persoana de legatura a angajatilor cu voluntarii si cel responsabil in fata organizatiei de bunul mers si eficienta programelor de voluntariat.
Iata sarcinile de baza ale coordonatorului de voluntari (preluate dupa Ellis, 1996):
- Administrarea si planificarea programului de voluntariat
- Recrutarea voluntarilor si relatiile publice
- Intervievarea si evaluarea initiala a potentialilor voluntarilor
- Orientarea si instruirea voluntarilor
- Supervizarea acestora
- Motivarea si recompensare/recunoasterea meritelor voluntarilor
- Evaluarea programului de voluntariat
- Gestionarea si raportarea rezultatelor
- Alte responsabilitati (de ex. instruirea angajatilor organizatiei privind lucrul cu voluntarii, etc.)
Rolul coordonatorului de voluntari este ca voluntarul potrivit sa fie plasat la locul potrivit in cadrul organizatiei. De fapt, rolul sau este dual: acela de a se asigura ca nevoile si motivele pentru care voluntarul a optat sa devina voluntar in organizatia respectiva sunt satisfacute; dar si acela de a se asigura ca nevoile organizatiei (si ale angajatilor care lucreaza direct cu acei voluntari) sunt la randul lor satisfacute prin lucrul cu respectivii voluntari.
In lipsa cuiva care sa se ocupe in mod specific de voluntari, acestia ajung inevitabil sa fie uitati sau ignorati de angajatii deja mult prea ocupati. Voluntarii au nevoie constanta de a-si valida motivatia care i-a determinat sa se inscrie ca voluntari; de ceea, intr-un mediu neprietenos si in lipsa unui mentor, acestia fie se vor plictisi si nu-si vor gasi locul si ocupatia, fie se vor simti neglijati si neapreciati si vor parasi organizatia.
Lucrul cu voluntarii este destul de diferit de coordonarea unor salariati, deoarece avem de-a face cu persoane care, spre deosebire de angajatii organizatiei:
- Nu sunt remunerati pentru munca prestata si de aceea isi deriva motivatia principala din alte surse decat cele financiare.
- Au alte preocupari, eventual un alt loc de munca, fapt care face ca timpul pe care il pot aloca activitatii respective de voluntariat sa fie mult mai fragmentat si mai pretios decat cel al unui angajat.
- Fac lucrul respectiv din pura pasiune, de aceea au nevoie sa li se arate nivele ridicate de dinamism si interes din partea celui care ii coordoneaza.
Asadar, coordonarea voluntarilor este aparte din mai multe puncte de vedere, de aceea este nevoie de o persoana dedicata exclusiv (sau in cea mai mare parte) acestei sarcini; de asemenea, este nevoie ca acea persoana sa inteleaga si sa aiba anumite calitati specifice, necesare coordonarii cu succes a voluntarilor din organizatie. Iata cateva abilitati necesare în lucrul cu voluntarii: (preluate si adaptate dupa Ellis, 1996)
- Cunostinte despre voluntariat si abilitatea de a exprima un punct de vedere pozitiv si coerent asupra voluntariatului;
- O viziune larga în ceea ce priveste posibilitatile de implicare a voluntarilor, cât si asupra a ceea ce poate organizatia sa obtina din aceasta colaborare;
- O buna intelegere a psihologiei voluntarilor si atentie acrodata la motivatiile individuale ale fiecaruia;
- O buna întelegere a fenomenului de expansiune a sferei voluntariatului si asupra diversificarii resurselor comunitare (implicarea de tineri, adulti, persoane varstnice, diverse minoritati, persoane cu dizabilitati);
- Bune abilitati manageriale;
- Abilitati de relationare interpersonala;
- Entuziasm si energie;
- Abilitatea de a vorbi liber si de a face prezentari în public într-un mod degajat;
- Familiaritatea cu potentialele resurse din comunitate;
- Bune deprinderi de analiza a sarcinilor, deoarece munca trebuie divizata în sarcini suficient de mici pentru a fi distribuite voluntarilor;
- Bune deprinderi de a gestiona si de a lucra cu detaliile (de genul ajustarii orarelor de lucru neregulate ale voluntarilor, etc);
- Deschidere înspre a prelua si a adapta idei noi din alte contexte la nevoile speciale ale organizatiei.
Existenta unui coordonator de voluntari, de preferinta cu norma intreaga este asadar deosebit de importanta pentru succesul programelor de voluntariat. Experienta arata ca acesta este cel care poate transforma o organizatie in care implicarea voluntarilor este doar de forma, intr-o organizatie in care implicarea voluntarilor are un impact pozitiv notabil asupra eficientei si a misiunii acesteia.
Managementul voluntarilor - un proces in 9 pasi
Managementul voluntarilor este un proces care presupune parcurgerea a 9 pasi de baza:
Pregatirea organizatiei pentru implicarea voluntarilor
Aceasta este etapa pregatitoare, aceea de planificare, implicand schimbari la nivelul documentelor organizatiei, la nivelul atitudinilor din cadrul organizatiei si al modului de lucru. Ea presupune: declararea voluntariatului ca o valoare a organizatiei; analiza nevoilor organizatiei in ceea ce priveste implicarea de voluntari; elaborarea unui set de politici/proceduri; numirea/ angajarea unui coordonator de voluntari; redactarea documentelor necesare; alocarea unui buget pentru implicarea voluntarilor. Citeste mai multe aici despre pregatirea organizatiei pentru implicarea voluntarilor.
Recrutarea voluntarilor este procesul prin care organizatia atrage si invita oamenii sa se implice in activitati de voluntariat. Planificarea atenta a recrutarii de voluntari desfasurata in stransa legatura cu elaborarea procedurilor de selectie a voluntarilor si bazate pe analiza nevoilor organizatiei va duce la recrutarea acelor voluntari de care organizatia are nevoie pentru indeplinirea activitatilor propuse si implinirea misiunii sale. Citeste aici mai multe despre procesul de recrutare a voluntarilor.
Selectia voluntarilor se refera la procesul de a gasi voluntarul potrivit pentru activitatile organizatiei si a gasi/crea activitatile potrivite pentru voluntarii care vin in organizatie si nu se potrivesc nici unei pozitii deja existente . Activitatea de selectie a voluntarilor este strans legata de activitatea de recrutare, iar stabilirea clara a rolurilor voluntarilor in organi zatie trebuiesa tina cont de anumite criterii esentiale pentru succesul activitatilor. Citeste aici mai multe despre selectia voluntarilor.
Orientarea si instruirea voluntarilor
Sesiunea de orientare sau de bun venit este o oportunitate pentru voluntar, nu numai pentru a se familiariza cu organizatia si activitatile concrete ale acesteia, dar si pentru a cunoaste posibilitatile de instruire existente. Sesiunea de orientare trebuie sa raspunda obligatoriu la cateva intrebari simple pe care oricine si le pune in momentul in care doreste sa intre intr-o organizatie: de ce sa ma implic? cum sa ma implic? cu cine voi lucra? Citeste aici mai multe despre orientareasi instruirea voluntarilor.
O data ce voluntarii au fost recrutati, selectati, orientati inspre sarcinile protrivite profilului lor si eventual instruiti, activitatea poate incepe! Insa de la acest punct incolo incepe sarcina continua de monitorizare a activitatii voluntarilor, sarcina care apartine coordonatorului de voluntari. Acesta trebuie sa se asigure ca implicarea voluntarilor in programul respectiv se desfasoara normal, ca obiectivele de lucru sunt atinse in timp util si la parametrii de calitate optimi, ca echipa este unita si nu are conflicte interne. Citeste aici mai multe despre supervizarea voluntarilor.
Pentru a putea motiva voluntarii, coordonatorul de voluntari trebuie sa tina cont de complexitatea si diversitatea motivelor care i-au determinat pe acestia sa isi ofere timpul si abilitatile in slujba misiunii organizatiei. Motivarea voluntarilor (ce face organizatia pentru a crea voluntarilor toate conditiile pentru desfasurarea optima a activitatii lor) si motivatia voluntarilor sunt cele doua fete ale aceleiasi monede. Citeste aici mai multe despre motivarea voluntarilor.
Recunoasterea meritelor voluntarilor
Recunoasterea meritelor voluntarilor nu consta doar dintr-un eveniment, un cadou sau un premiu oferit voluntarilor ca rasplata pentru contributia lor - este un proces , o atitudine care trebuie sa existe in tot ceea ce se face pentru a atrage, a inspira si a mentine motivatia voluntarilor. Cheia este de a identifica nevoile persoanei respective pentru a putea oferi exact acel lucru care are cea mai mare importanta pentru persoana sau grupul in cauza. Citeste aici mai multe despre recunoasterea meritelor voluntarilor.
Asigurarea bunei relatii dintre voluntari si personalul angajat
Munca eficienta intr-o organizatie presupune o excelenta colaborare intre membrii echipei si deiferitele departamente ale organizatiei. Atunci cand organizatia dispune atat de personal angajat, cat si de ajutorul unor voluntari, colaborarea dintre acestia devine esentiala, mai ales date fiind diferentele dintre acestia. Astfel, coordonatorul de voluntari devine un fel de avocat al voluntarilor in fata angajatilor, trebuind sa se asigure permanent ca angajatii inteleg, respecta si contribuie la cresterea motivatiei voluntarilor cu care colaboreaza organizatia. Citeste aici mai multe despre relatia dintre voluntari si personalul angajat.
Evaluarea programelor si a voluntarilor
Necesitatea unei activitati sistematice de evaluare a programelor derulate de organizatii/institutii si voluntari a aparut in contextul nevoii sporite de responsabilizare.
Pentru a putea justifica activitatile intreprinse sau pentru a atrage sprijinul public pentru initierea, continuarea sau sprijinirea unor activitati este nevoie de rezultate masurabile, care sa justifice respectivul program si sa demonstreze efectele pozitive pe care acesta le va avea asupra beneficiarilor identificati. De asemenea, un program care are inca de la inceput obiective clare si un set de indicatori de succes masurabili va fi mai usor de pus in practic. Citeste aici mai multe despre evaluarea programelor si a voluntarilor.
